Vertragsmanagement mittels künstlicher Intelligenz
In einem Unternehmen sind praktisch alle wesentlichen Interaktionen mit Geschäftspartnern durch Verträge abgesichert. Diese Daten und Texte sind entsprechend umfangreich und stellen eine Herausforderung in der Erfassung und Verarbeitung dar. Künstliche Intelligenz kann diese Art der Datenverarbeitung wesentlich unterstützen und die Ergebnisse deutlich verbessern.
Was für künstliche Intelligenz kommt für das Vertragsmanagement zum Einsatz?
Wir befinden uns hier im Bereich der sogenannten schwachen KI. Es geht also nicht um künstliche autonome Organismen, sondern um Software, die Eigenschaften menschlicher Datenverarbeitung zu einem Teil darstellen kann. Das bedeutet, dass diese Systeme Daten aufnehmen, Muster darin erkennen und ihre Fähigkeiten darin mit zunehmender Erfahrung immer weiter verbessern können. Der Bereich der KI ist immer noch Gegenstand intensiver Forschung. Mittlerweile stehen aber hinreichend ausgereifte Programme zur Verfügung, die sich in einem Bereich wie dem Vertragsmanagement in einem Unternehmen gewinnbringend einsetzen lassen.
Herausforderungen im Vertragsmanagement
In jedem größeren Unternehmen bilden alle geltenden Verträge eine so große Dokumentenmenge, dass sie für Menschen schwierig zu überblicken sind. Dazu kommt, dass Verträge fortlaufend angepasst werden müssen. Eine Vielzahl unterschiedlicher Verlängerungsfristen und Neuverhandlungsbedingungen sind zu beachten.
In der Erstellung von Verträgen ist es wichtig, Klauseln bereichsübergreifend einheitlich zu formulieren, was mit rein manuellem Vertragsmanagement üblicherweise nicht stattfindet.
Es hat sich gezeigt, dass ineffiziente Vertragsabschlüsse Kosten zwischen 5 und 40 Prozent des Auftragswerts ausmachen. Dazu kommt, dass mit zunehmender Komplexität der Verträge eine immer größere Zahl von entsprechend geschulten Mitarbeitern beschäftigt werden muss.
Einsatz von KI im Vertragsmanagement
Bisher wurde Software im Vertragsmanagement hauptsächlich zur Unterstützung der Speicherung und Verwaltung eingesetzt. KI als Werkzeug geht mit ihren Fähigkeiten aber um Einiges darüber hinaus. Sie können sich künstliche Intelligenz als Tool für die automatisierte Abstraktion von Verträgen vorstellen.
Analyse und Erstellung von Verträgen
Mit künstlicher Intelligenz ist es schnell und einfach möglich, tausende Verträge zu durchsuchen und die KI darin Muster erkennen zu lassen. Genau diese Fähigkeit ist die Rechtfertigung der Bezeichnung als Intelligenz. Die erkannten Muster lassen sich dann dafür nutzen, neue Verträge einheitlich zu erstellen.
Damit ist es möglich, Verträge aus Vorlagen und Klauseln über alle Bereiche eines Unternehmens kompatibel erstellen zu lassen. Das Ergebnis wird einen ersten Entwurf darstellen, aber dieser fußt in Ihrem ganzen Unternehmen auf einem einheitlichen Datensatz. Diese Einheitlichkeit von Klauseln macht Verträge modular, was für die Erstellung und die Anpassung Vorteile hat.
Anpassung und Weiterverarbeitung von Verträgen
Mit KI können sie einen Index von Schlüsselbegriffen, Klauseln und Bestimmungen anlegen. In den meisten Unternehmen liegen keine solche systematisierenden Indices vor, schon weil die Erstellung ständig angepasst werden muss und deshalb manuell kaum zu bewältigen ist. Auf diese Indices aufbauend kann KI inkonsistente Bedingungen erkennen und korrigieren.
Sind die Bezeichnungen dann konsistent, können Sie sich alle Anwendungen einer bestimmten Klausel anzeigen lassen, um sie gegebenenfalls anzupassen.
KI bietet Ihnen die Möglichkeit, Text in einem größeren Zusammenhang automatisch verarbeiten zu lassen. Der richtige Name einer Klausel kann mit KI aus dem Inhalt des Textes abgeleitet werden. Fehler erkennt die KI und vermeidet diese in Zukunft. Damit nimmt die Leistung der KI mit längerer Verwendungsdauer immer mehr zu.
Vorteile der Anwendung von KI im Vertragsmanagement
Mit ihrer Fähigkeit zur fortgeschrittenen Verarbeitung von Texten kann KI bekannte Probleme in Verträgen automatisch erkennen. Eine solche Textanalyse ermöglicht es festzustellen, ob Ihr Unternehmen die Compliance mit neuen Vorschriften bereits erreicht hat oder ob entsprechende Anpassungen notwendig sind – Stichwort ai contract review
Schon diese einfachen Beispiele machen deutlich, welche Vorteile mit der Verwendung von KI im Vertragsmanagement einhergehen. Ein Zustand der Non-Compliance kann enorm teuer werden und jede Möglichkeit der Vermeidung ist dementsprechend wichtig und wertvoll.
Möglichkeiten und Grenzen der KI
Die KI stellt Entwürfe bereit und zeigt mögliche Probleme auf. Sie ist aber zumindest heute noch nicht in der Lage, Entscheidungen über endgültige Fassungen selbst zu treffen. KI kann den Personalstand in den entsprechenden Abteilungen also reduzieren, aber nicht ersetzen. Eine menschliche Überprüfung ist immer noch notwendig und sollte keinesfalls unterlassen werden.
